5精力管理：多线程工作下的任务分配

精力管理：多线程工作下的任务分配

简洁思维：怎样应对忙乱的工作和生活？

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前几天和几个朋友一起吃饭，聊到了多线程工作的话题。

一个朋友感慨说，公司里有些同事，特别擅长一心多用，不仅工作上可以同时兼顾好几个身份、承担好几个重要的项目，职业路径像开了挂一样一路晋升，而且在工作之余，还能培养出多个兴趣爱好，生活得有滋有味。但是不知道为什么，他自己别说一心多用了，一心两用都很难做到，同时处理两个项目，都能把他折腾得焦头烂额……他想问问我，有没有什么办法，可以让他也掌握这种一心多用的技巧？

「多线程」这个词最初来自计算机领域，后来被广泛应用到职场上，因为我在软件和大数据领域有很多年的经验，自认为在同时处理工作、家庭、兴趣爱好的多线程任务上，兼顾得还算不错，所以，这节课我要跟大家分享的，不再是学术界提出过的某个工具模型，而是我自己的经验性总结。

关于「多线程工作」的两个误区

在我看来，大家理解中的「多线程工作」其实存在两个误区：

第一个误区，是不分主次，觉得无论什么任务，都应该做。这是典型的传统思维。我们说了，简洁思维提倡的是，我的精力是有限的，我应该把精力聚焦在「更少，但更好」的主要任务上，专心在主要任务上获得最大产出。把握简洁思维的底层逻辑，面对多线程你就会找到一定的方法。

第二个误区，是认为「多线程工作」，就像计算机可以一边运行计算、一边下载电影、一边播放音乐，一边支持我们和朋友聊天一样，在一个时间点上，同时打开多个任务窗口，同时处理多个任务。

但其实，严格来讲，实现人的「多线程工作」是不可能的。因为在任何瞬间，人只能有一个「注意焦点」，这个注意焦点牵制了人的认知加工资源。有时你误以为自己同时关注了两个东西，其实只是你的注意焦点在极短时间内发生了快速切换。

比如，你手头上在做 PPT 的时候，脑子里也可能「同时」在想：待会我怎么口头跟老板汇报一下 PPT 的内容？看似两件事同时在做，但其实你仔细放慢速度回顾一下过程：是不是你写一页 PPT，然后开始想怎么跟老板汇报，后来再回过神继续写 PPT？你肯定做不到并行同时处理两个任务，只能先做一个，再做另一个，再回到原来的任务上。只不过因为切换速度过快，你感受不到而已。

感受不到，不代表不存在。理解了「多线程工作不是同时处理多个任务，而是在处理多个任务的时候快速切换」这一点，我们就可以谈谈，在精力有限的情况下，怎么做好多线程工作下的任务分配。

多线程工作的关键一：把精力聚焦在主要任务上

这是简洁思维提出的最重要原则，也是多线程工作对精力管理提出的最大挑战。因为多线程切换很容易让人不由自主的偏离最主要的工作任务。

比如：你今天的任务有撰写年终总结、给客户寄快递、到招聘网站上了解下自己这个岗位的薪资情况（为年底申请加薪做准备），帮老板改一份 PPT。你自己也知道，撰写年终总结是你今天最重要的任务，但是你很可能会陷入到这样一种错误的多线程模式中：写年终总结的时候没什么头绪，就决定先帮老板改下 PPT，改到一半儿也遇到了点难题，再去刷刷招聘网站，过一会儿又想起来去发快递……这样不分主次、随意切换的忙了一天，年终总结，却没有写完。

很多时候，多线程意味着你不得不在几个事情之间不断切换，有些事情开始之后，还没结束，你可能就要切换到下一个任务。但重点是，你一定要始终把自己的注意焦点，也就是你的专注力，聚焦在主要任务上。

回到刚才的案例上，正确的做法应该是：先写年终总结，等大纲列出来了，有一步实质性进展了，再去把快递寄掉；快递寄走后，要继续回来写年终总结，等第 1 章的内容写好了，再去招聘网站上看看同类岗位的薪资情况；看完后，再回到写年终总结上来……也就是，每当你从主要任务上离开，切换到其他任务上之后，你都要提醒自己，要把注意力再拉回到主要任务上来。

为了方便你理解，我在文稿中画了两个对比图。一个是不分主次、随意切换的多线程模式，另一个是聚焦一个主要任务的多线程模式，你可以对照着文稿中的图，来理解这部分的内容。

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多线程工作的关键二：对精力和任务做出正确匹配

多线程工作对精力管理提出的第二个挑战，是精力状态和任务的价值大小不匹配。

我们用射击来打个比方，人的精力状态就像射击的靶子一样，从外到内，从 1 环到 10 环，环环相扣，构成 10 个同心圆。

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1-8 环之间的区域，是得分比较低、比较容易得分的区域。放在工作上，就是那些对我们没太大价值的事情，主要是一些支撑性的工作。比如：支撑同事的项目，完成老板交代的任务，开会之类的事务性工作等等。

靶子最中间的部分， 8-10 环的位置，是得分最高、最难得分的区域，放在工作上，就是对我们有核心价值的事情，也是我们需要集中注意力去瞄准的地方。

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哪怕是接受过训练的专业选手，也很难长时间把注意力集中在 8-10 环的高分区域。同样，我们也很难长时间的将注意力维持在最核心、最能体现我们独一无二价值的事情上。

无休无止的事情会打扰我们，比如：此起彼伏的微信消息、难以回避的日常事务、办公室八卦新闻、临时出现的任务，自己的分心走神，以及对精力的浪费……

我以前经常会犯的错误是，一大早精力最好的时候，我原本只打算用三分钟和客户确认一件小事，结果聊着聊着就花了一个多小时。另外，我见过很多员工把最重要的工作拖到快下班的时候才做，一天下来，这时候他的精力其实已经很疲惫，注意力也很难集中，自然很难把重要的事情做好。

精力好的时候去做没有价值的琐事，精力不好的时候去做最有价值的事，这种精力状态和任务的不匹配，是对精力最大的浪费。

所以，多线程工作下的精力管理，一定要具备匹配精力和任务的意识。要把自己一天中精力最好的时候，分配给最重要的事情，千万别任由一些没有太大价值的事情，占据和消耗我们有限的精力。

多线程任务工作的关键三：降低任务切换时的精力损耗

多线程工作对精力管理提出的第三个挑战是：所有任务之间的切换，都是耗费精力成本的。

这些精力成本主要包括三种：

第一种，当你做一项工作正进入状态的时候，如果被打断，要恢复到之前的工作状态平均需要 25 分钟；

第二种，即使你不是被别人打断，自己主动从任务 A 切换到任务 B，你执行任务 B 的绩效也要明显比非任务转换条件下执行 B 的绩效差，认知心理学这个差异称为「转换损耗」。转换损耗的形成原因主要有两点：一是任务 A 留下的认知惯性，也就是之前你已经习惯了任务 A 的认知情境、反应方式，这个惯性会对完成任务 B 造成干扰；二是做 B 的时候需要对 B 进行认知重构，重新回忆起 B 的相关背景和信息，这个重构也需要时间。

第三种，我们的头脑对不同类型信息的加工方式也不同。在处理不同类型的任务切换时，也有精力损耗。比如，文字类的工作是一种类型，视觉图片类的工作又是一种类型，数值统计计算类的工作是一种类型，人际沟通类的工作又是一种类型……当我们在不同类型的任务之间频繁切换时，我们大脑处理信息的方式就需要不断调整，这样任务切换对精力的损耗就比较大。

针对这几种情况，我跟大家分享三个技巧，可以帮助大家降低精力损耗：

第一，标记你的思路。被别人打断的时候，主动在你中断的位置，做一个标记。标记的方式很简单，在纸上简单写一下你现在脑袋里的思路，再回来的时候，根据这个标记，可以立刻回到刚才的工作状态。

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第二，设计任务的合理中断点。也就是，我们对自己要完成的任务，要提前设计出每个任务可以暂停的「合理的中断点」。

比如我要写一个年终总结，我的习惯是，先用一段时间思考、定下大纲，然后再根据大纲一章一章的开始写作。很明显，合理的中断点，应该是大纲确定后，也就是一部分核心思考完成后，而不是我对大纲的思考还没完成的时候，就停下来去做其他事。或者，是等我第一章内容完成后，而不是我第一章还没写完的时候，就停下来去做其他事。因为当你一部分核心思考还没完成，就做任务切换的话，回来的时候，就只能再花一段时间，重新找回刚才的思路。

第三，对不同类型的工作分类处理。也就是，同类型的任务尽量集中统一处理。

比如我要写一个年终总结，可能很多部分都需要配一些图表。那如果按照一般的顺序写的话，我可能写到需要图表的地方，就停下来去画图，这样就比较耗精力。但是如果我写文字内容的时候，先一路写下去，把每个部分需要的图表，标记下来，等所有文字内容写完了，再回去统一画图，这样做的效率一定比写一会儿东西、画一会儿图高很多。

好了，这节课我跟大家分享了多线程工作对精力管理提出的几个挑战，以及应对方法。

最后，留一道思考题：对应本节课的内容，想一想你在处理多线程工作的时候，自己在精力管理上还有哪些可以改进的地方？

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效率升级：4 步拆解复杂工作

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简洁思维：怎样应对忙乱的工作和生活？

王詠