5如何坦诚地写一封道歉信？

如何坦诚地写一封道歉信？

互联网时代的职场写作秘诀

我们在工作上难免都会犯错：搞砸了一个项目，误会了同事，说错话得罪客户，或者对别人发脾气……

很多人会觉得道歉是一种「没有面子」的行为，甚至会觉得这样会让自己失去了自尊。其实恰恰相反，坦诚面对自己的错误，既是为自己负责，也表明你珍视彼此的关系。

道歉可以有很多种方式，有些适合面对面，有些可以打电话，当然你也可以选择用道歉信的方式表达你的歉意。

写道歉信的目的是告诉读者你意识到自己的错误，并为你的错误对对方造成的伤害请求原谅，并表达希望通过自己的行为去弥补过错。

道歉信的核心读者可以有很多，可能是同事、老板、客户、下属，也可能是用户和消费者——这时候面对的是「一个群体」。面向用户和消费者的话题涉及到公关危机，这是一个更复杂的话题，所以在这里我们仅讨论面对个人，而不讨论面向群体的道歉。

写道歉信的第一原则是坦诚。无论是别人指出，还是你自己察觉到，你自己是否意识到自己犯了错？让我们面对自己的错误总是很难接受，尤其当自己在自自认为非常擅长的领域犯错的时候，接受起来会更不容易。在写道歉信之前，我们需要先坦诚面对自己的错误，这非常不容易。向别人道歉之前，其实是一个自省的过程。

二，给别人造成伤害或意识到自己犯错之后，应第一时间道歉。第一时间道歉可以尽快消解对方的负面情绪，让事情由坏转好，或至少可以阻止事态从坏变得更坏。

第三，道歉要简单、直接，不要绕弯子。道歉之后告诉对方你会承担相应的责任。对了，一定要说「对不起」，不要不好意思说这句话。

第四，给对方做出解释，让对方了解原因。在解释之后，再给出行动方案，所谓「行胜于言」就是这么个意思。就是你要用实际的行动去告诉对方，而不仅仅是口头上的歉意，告诉对方你会努力弥补过错。如果有可能的话，可以向对方保证不再犯错。

此外，如果你是一个部门主管或者公司的负责人，有时候你可能需要代替别人道歉。如果你的下属因为职务行为给其它部门或合作伙伴造成了损失，你作为下属的直属领导出面代为道歉，能起到更加重视对方的作用，也能起到更好的效果。

写道歉信有几个忌讳，否则道歉的效果会适得其反：

1、不要责怪别人，尤其是责怪道歉对象。当错误发生的时候，我们很容易下意识去责怪别人。比如：「对不起，昨天做活动的时候投影出了问题，但如果你能提前告诉我可以带自己的投影机的话，我可能就不会出错了……」如果你看到这句话你会有什么感受？你不会觉得对方在向你道歉，而是在责怪。

2、不要找借口。解释和借口是不一样的。如果要找到二者的区别，那就是解释是「正视错误、阐述问题」；借口是「逃避问题，用另外一个问题来掩盖错误」。如果更明确去定义解释与借口的不同，可以这么简单粗暴地去理解：从自己身上找原因就是解释，从别人或者环境身上找原因，那更有可能是借口。

比如参加一个会议迟到了，你可以说：

对不起我迟到了，三环真是太堵了，司机还不认路，绕了好久，在路上耽误了好多时间。

也可以这么说：

对不起，我迟到了。今天周五路上更堵，我应该提前一些出来或者坐地铁过来就好了，怪我安排失误迟到了。

两种道歉方式，哪种听起来对方能更好接受？很多错误，我们可以从别人和环境找原因，也可以从自己身上找原因。道歉，是一个从自己身上找原因的过程，这样听上去才诚恳；否则，还不如不去道歉，因为你并不诚恳，没有从自己身上找问题。

3、不要敷衍。敷衍了事会给人一种不负责任的感觉，也给人一种你没有真正意识到错误和面对错误的感觉。

4、道歉也不用过于夸张，给人卑躬屈漆或者低三下四的感觉。

5、如果涉及给合作伙伴或客户道歉，要留意不要给公司和自己带来法律风险。尤其是当你自己无法承担相应的责任和后果的时候，在道歉之前，最好与自己的老板或公司法务商量。

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【反面案例】

大家好：

今天早上我在例会上的表现很不好。

实话实说，因为在每周例会的时候，都有人迟到，搞的我很烦，所以我也跟大家发了脾气。如果大家不迟到的话，我也不会这样。我希望以后我们的例会能变得更加正常，谢谢大家！

王二

这封道歉信有这么几个问题：

1.一开头应该直接道歉，王二说自己「表现很不好」，但没有因为自己不好的行为跟大家道歉。

2.他找了很多的借口和理由责怪他人。自己的脾气全都是因为「别人的错」，没有从自己身上找原因，而找的都是别人的原因。

3.没有承担责任，也没有给出自我改正的行动建议。尤其是这句「我希望以后我们的例会能变得更加正常」听起来像是敷衍，也像是希望别人不要再迟到，而不是自己不再发脾气。

【正面案例】

针对这封道歉信，如果这么改一下，会更好：

大家好：

很对不起，今天早上在例会上我表现失态了。给大家的工作带来了不便，向大家道歉。

最近几周因为赶项目，我压力很大，有一些焦虑。当然，这不能成为我表现失态的借口。接下来我会和阿德讨论一个更有效的例会时间表，希望能将例会的工作效率提高。

再次向大家表示抱歉。和大家工作很开心，也希望在以后的工作中，大家能多指出我的不足，帮助我进步。

谢谢大家！

王二

改完之后，就好多了：一，一开头直接道歉；二，向大家解释了自己失态的原因，但同时指出这是自己的问题；三，整封道歉信没有指责别人；四，在道歉信的最后，诚恳地请大家为自己的不足提意见。

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写好一封道歉信固然重要，不过请记住，道歉并不能挽回已经发生的事情。比道歉更重要的是行动，也千万不要以为写一封道歉信就能挽回所有的错误。就像亚马逊创始人贝佐斯所说的：对亚马逊来说客服不是最重要的部门，因为「当你觉得你需要客户服务的时候，已经为时已晚，最好的客户服务是消费者不用给你打电话，他不需要和你沟通就能完成整个交易流程。」

所以最好的道歉是不需要道歉。

最后总结一下这节课的重点：

当你意识到自己需要道歉的时候，越早道歉越好。道歉信一定要真诚不要责怪别人，也不要找借口。对于所犯错误，一定要给出适当的解释，不能敷衍也不能卑躬屈膝，给人低三下四的感觉。另外，在写道歉信的时候要注意法律风险，不要许下自己没有办法承担的承诺。

今天的课后分享和思考题是：如果你是一个公众号的主编，在一个重大的活动软文中，你手下的小编使用了错误的报名二维码，导致活动报名受到严重的影响，你作为他的直属上司，你要如何写道歉信向你自己的老板去承担错误，请把你的作业发在留言区和大家谈论和学习。

谢谢大家，我们下节课再见。