6效率升级：4 步拆解复杂工作

效率升级：4 步拆解复杂工作

简洁思维：怎样应对忙乱的工作和生活？

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假设在你的工作日程表上，今天有两件事需要你做，一件是复印文件，另一件是做项目汇报 PPT，你会先做哪个？

我想大部分人会选择先去复印文件。为什么呢？因为我们大脑的特性就是，对于简单而清晰的指令，大脑愿意立刻去干，而对于复杂模糊的任务，大脑倾向掉头就跑。

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但是，往往是越复杂的工作，越能产生价值。我们在第一节就说过，简洁思维的核心就是找到能产生价值的事情，对执行路径提前做好规划，这样才能以最高效率获得最大产出。

大脑喜欢简单任务、逃避复杂工作的特性，会让我们把大部分精力都消耗在不能产生效能的事情上，这显然有悖简洁思维，而且也直接导致了最没有效率的两种职场现象：第一种是加班，第二种是即便加班也完成不了任务。

加班的真相

过去我们都认为，经常加班的人更有责任心。但现在不一样了，现在我们都知道，除了是工作量确实超负荷，否则，加班其实代表了一个人在白天的工作效率太低，他只能通过延长时间来完成工作。

但白天工作效率这件事，其实和复杂工作有关。

如果我们把每天要做的所有工作，想象成一块一块的水果，一些比较简单、琐碎的工作，比如收发快递、回复邮件、上传资料、下载图片，占用的时间比较短，我们可以把它们看成像葡萄一样大小的小水果。而另外一些比较复杂、模糊的工作，比如做 PPT、写方案，在短时间内无法完成，需要占用比较大块的时间，我们可以把它们看成像西瓜一样大小的大水果。

然后，再把每天的工作时间想象成一个一个的容器， 30 分钟相当于一个婴儿的胃容量，2 个小时相当于一个大人的胃容量。数字化时代，你一天的工作时间是高度碎片化的，很难有完整的 2 个小时，而会有很多个 30 分钟，也就是你的工作时间，就像是很多个婴儿的胃容量一样小，那做 PPT、写方案，这些像西瓜一样的大水果，能被一个小婴儿吃掉吗？不行！

但这些复杂的工作总还是要做，怎么办呢？只能放到下班以后，找一个不被打扰的大块时间，才可以吃下复杂的工作。

这就是加班的真相：你不是工作效率低，而是没有大块时间去吃下复杂的工作。

效率低的真相

那为什么加班也完成不了任务呢？有人可能会认为有了大块时间，效率还这么低，肯定是能力不够。但其实加班效率低，也和复杂工作相关。

给大家讲一个我身边的例子，有一次和投资方谈项目合作，这段时间我刚好特别忙，距离路演还有比较充分的时间，我就把撰写项目计划书的任务交给了下属，一周以后，我问他完成的怎么样，他告诉我，初稿还没有完成，任何一个复杂的工作都很难上手，要完成一个商业计划书，需要事前构思好大纲、收集好素材，包括对项目产品的基本情况，行业的竞争情况，市场的营销计划，风险的规避对策等一一进行了解。如果这些事情你事前都已经想清楚了，一两天的时间应该足够完成，但问题出在，我的下属没有事先对任务进行拆分，直接开干，每天晚上拿出 2-3 个小时不被打扰的时间，专门用来完成计划书的撰写，第一天，写项目规划的时候，他花了大量的时间和项目负责人沟通思路，第二天写到行业竞争情况的时候，他又发现自己缺少很多素材，就这样，每天晚上花了大量时间用在沟通反馈，搜集素材的事务上，一周以后，他天天加班，工作仍然没有完成。

所以，任何一个复杂的任务，都由思考和执行两部分构成。我们要先想清楚做什么、怎么做，才能在执行的时候提高效率，其实这也是我们简洁思维提倡的，要对你做的事情提前做出规划。

思考是不可控的，你很难说「给我 1 个小时，我就能把这些问题想清楚」。思考

需要我们在放松的状态里完成，人越放松，越能冒出好点子。而执行是可控的，我可以有把握的说「给我半个小时，我把所有资料整理好」。执行需要我们在已经想清楚之后、找一个相对完整的时间去完成。所以，碎片时间适合思考，大块时间适合执行。

就像写新闻稿，如果在接到任务之后，我们先对任务进行一个拆分，并且把拆分后的小任务跟时间做好匹配，早上抽个时间参考以前的模板，把商业计划书的思路先定下来，午饭的时候和项目负责人聊聊自己的思路，请项目负责人提供一些思路和素材，下班前再检查一下素材是否完整，用白天的碎片时间把这些一小块一小块容易吃得下去的问题想清楚，再安排一个不被打扰的完整时间去撰写，效率就可以大大提升。

现在，我相信你也明白了工作效率低的真相：你不是没有大块的时间，也不是能力不够，而是没有事前对复杂工作进行拆分。

什么是复杂工作？

不过，可能也有同学会觉得，「复杂」这个概念也是因人而异吧。经验少的人觉得写商业计划书有点复杂，经验很成熟的人就不会觉得有什么难度。到底怎么定义「复杂」呢？

在我看来，只要是需要通过多个步骤才能完成、无法直接执行的工作，就是复杂工作。也就是要完成复杂工作，就必须在执行之前，消耗大量精力和时间去思考这件事应该怎么做、通过什么途径去做，可以拆分成哪些容易搞定的简单任务。

那怎么对复杂工作进行拆分呢？

要回答这个问题，我想请你设想这样一个场景，想一想平时我们是怎么做拆分的。

假设领导要你招待一位重要客户吃饭，面对这个任务，你一般会怎么做？

你得先确定客户想吃什么吧。是想简单的吃个快餐，还是点一桌商务宴会餐呢？客户是想吃老家的特色菜呢，还是吃本地的美食呢？

确定了这个目标后，接下来就要考虑实现它的方式，也就是去哪里吃？是去公司的食堂吃，公司附近的饭店吃，还是去当地的特色小吃街呢？

你肯定不会是连客户想吃什么都不知道，就想着带客户去哪儿吃。

拆分复杂任务也是这样，我们需要先确定，这个复杂工作要满足什么需求？也就是做这件事要取得什么成果？然后再想想怎么去实现它。

所以，拆分的第一步是：先确定成果

所谓「成果」，不仅是最终成果，还包括在完成复杂工作的过程中，需要取得哪些阶段性成果。

比如你临时接到一个任务，要代替直属领导向大老板进行一次项目汇报，那你要完成的复杂工作就是「制作项目汇报 PPT 并且向老板汇报」。

这个复杂工作可以分成哪些阶段，分别可以取得哪些阶段性的成果呢？

我提供给大家一个结构化的模型，就是任何一件相对完整的事，都可以按照时间顺序分成计划、启动、执行、收尾这四个步骤。

根据这个结构，我们可以把「制作项目汇报 PPT 并向老板汇报」这个复杂工作，分解成四个阶段。

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1、计划阶段：绘制 PPT 的思维导图，把汇报结构以可视化的方式列出来。

2、启动阶段：确定 PPT 设计稿，包括内容架构、PPT 风格。

3、执行阶段：整理素材，制作 PPT 并试讲。

4、收尾阶段： 向领导汇报，汇报后将所有资料进行存档。

最终， 「制作项目汇报 PPT 并向老板汇报」这个复杂工作，需要我们完成的阶段性成果包括：思维导图、PPT 设计稿、制作 PPT 并试讲、汇报并存档。

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我们先在这几个阶段性小目标那里插上旗子，再想想要到达这些小目标，需要我们有什么样的行动路线。

这也是拆分的第二步：根据阶段性成果倒推出行动

首先，要想用思维导图把汇报结构画出来，要完成的行动包括：

1、去问问有经验的同事，项目汇报 PPT 一般包括哪些内容，合适的汇报结构是什么；

2、要么用纸笔、要么用专业的软件把它们绘制成一张思维导图。

第二，要确定 PPT 的设计稿，需要完成的行动包括：

1、根据思维导图，把 PPT 的大纲确定下来；

2、大致确定每个章节需要用几张 PPT；

3、根据以往经验，或者问问其他同事，老板喜欢什么样的 PPT 风格。

第三，要完成 PPT 并试讲，可以分解出的行动包括：

1、根据 PPT 大纲整理文字素材；

2、根据 PPT 大纲去统计需要的数据，制作成可视化的图表；

3、去专业网站找到合适的 PPT 模板；

4、把文字素材、图表按照大纲放入 PPT，形成初稿；

5、找到一个有经验的同事，对他进行一次试讲；

6、根据试讲情况，对 PPT 进行调整，形成终稿。

第四，汇报并存档，可以分解出的行动包括：

1、当面向老板进行汇报；

2、将 PPT 终稿及本次汇报的素材，放入专题文件夹进行存档，以备下次调用。

现在，我们基本把复杂工作拆分成了一个个简单的行动。其中很大一部分行动是可以通过碎片化时间完成的，把这些行动根据「碎片时间思考、大块时间执行」的原则，去匹配你的时间，就可以最高效率的完成这件事情。

最后，我有两个小的提醒。第一，把复杂工作拆分成简单的行动，这个「简单」的标准就是最后拆分出来的行动，要一眼看过去，就知道怎么立即去执行，而不是还需要动脑思考。

第二，如果拆分之后，仍然有个别行动很难下手，那就继续按照上面的办法进行拆分！一直拆分到每个行动都是「一看就会做」。

好了，这节课我和大家分享了复杂工作会对工作效率带来的影响，以及通过怎么对复杂工作进行拆分，提高效率。

最后，给大家留一道思考题：想一想你现在的工作中，有没有一些难以下手的复杂工作？根据这节课学到的内容，试着对它进行一下拆分，看看是否会有帮助。欢迎你留言给我。

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信息管理：面对干扰，如何做到深度工作？

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简洁思维：怎样应对忙乱的工作和生活？

王詠