12如何让你的会议通知具有号召力？

如何让你的会议通知具有号召力？

互联网时代的职场写作秘诀

很多人都很厌烦开会：它似乎与「废话」、「低效」、「浪费时间」是同义词。在工作中，你无法避免开会。但是，如果你学会了如何开会，那将大大提高开会的效率。

安迪·格鲁夫是前英特尔 CEO ，也是公认的管理学大师，他领导下的英特尔与微软一起，垄断了计算机产业 20 多年。在他写的《给经理人的第一课》这本书中，专门用一节的篇幅去写如何开会，可见「开会」这个话题，在企业经营中的重要程度。安迪·格鲁夫认为，会议是高管理杠杆率的手段之一，能有效提升企业运转效率。因为会议的好处是，它是一种一对多的沟通手段，管理者或未来的管理者，一定要用好「开会」这个手段来进行管理。

需要注意地是，会议并不一定是多人参加，也有一对一会议。一对一会议有特别的作用和价值，不在今天的话题内进行讨论。

英特尔中国区员工曾这么说过他们内部的开会文化：

当初创公司部门壮大后，会议变得冗长，安迪·格鲁夫就提出来我们要「高效会议」，从那个时候起，硅谷就有「高效会议」的说法，有人是专门做会议记录的、有人是管时间的、有人是管会议流程的。英特尔的这种管理方法在当时并不多见。如果觉得跟自己没关系，那就有自由可以不参加各种会议，这也是安迪·格鲁夫「高效会议」思想中特别旗帜鲜明的一点。

我刚进入英特尔时，对这一点感到特别震撼。我们每个会议室都一定会挂一块表，这种惯例源自安迪·格鲁夫讨厌冗长的会议。

所以，「开会」本身没错，如果开会的人错了，开会的机制错了，那开会就变成了浪费时间的代名词。纵览过去 10 年我所开过的会，大部分都非常有效，因为浪费时间的会议比较多的地方，这个公司的竞争力和精英人才的密度也有限，我很快也从这个公司跑掉了。

高效开会是如此重要，接下来我也会用好几节课的时间，和大家聊一聊开会这个话题。今天先谈如何发会议通知。

我们先来看一个会议通知：

会议通知

兹订于 10 月 20 日（星期三）下午 2:00 在 201 会议室召开销售会议，请准时参加。

人力资源

这样的通知，在很多公司中非常常见，但这是一个非常糟糕的会议通知案例，你无法根据这份会议通知了解会议主题讨论什么？会议目的是什么？参会人有哪些？更要命的是，会议时间会持续多长？我是拿一个小时去参加，还是一整个下午都会耗在会议室里？我下午接下来的工作应该怎么安排？无数个黑人脸从心里冒出来。

这是非常不负责任的会议通知。而不负责任的会议通知体现出了不负责任的会议安排。很多事情都是这样，如果你没法写清楚，那说明你没有计划清楚。

通过一个糟糕的案例，我们现在能知道，一个合格的会议通知应该具备这些要素：

1、主题明确，且具有吸引力和号召力

前面的会议通知中，虽然写的是销售会议，但它具体是给销售们做培训，还是让销售给其它部门做介绍，还是关于销售部门采购的会议？都不清楚。

会议的主题还需要包括这些内容：会议邀请来自哪个部门，开会的原因和背景，在这个会议上你能见到谁。

会议主题还要有吸引力和号召力。你可能在公司中负责一个活动运营，需要产品和技术部门的支持，这时候你向别人发起的会议主题是否有吸引力就变得很重要；或者你安排了一个行业大牛给公司做培训，培训的主题也很重要，某种程度上，这场培训的上座率就靠它了。

需要说明一下的是，我们平时在工作中很多会议并不是领导强制参加。即使你握有领导大权，通过激发别人对会议产生兴趣，比强制要求大家参加要有效得多。所以，写好会议通知，本身就是做好管理工作的关键环节。

2、明确会议目的和预期效果

会议目的一般包括：预期成果，会议议题和议程，在这个基础之上大家需要提前准备的材料。

会议的预期效果需要根据会议主题和会议目的来确定。比如头脑风暴性的会议，需要大家带着脑子来发散性地产生想法和创意；有一些会议是决策型，比如有三个活动供应商，一起在会上讨论分析各个供应商的优劣，并在会议结束之前决定选哪一家。

3、列明主要参会人员及各自分工

以一个日常的业务讨论会为例。一般会有项目负责人在内部汇报项目进展，部门负责人以听为主，并对项目进展给予反馈，其它参会人员主要旁听，也可以提自己的意见和建议。

尤其是更复杂一点的会议，涉及多个部门，则需要写得更加明确。

4、写明会议时间与地点

在刚才的案例中，只列明了会议开始时间，但没有结束时间，这就让参会者非常郁闷。

5、提前列出会议议程，让参会人员有针对性提前准备

很多时候，我们进入会议室才看到会议议程。很多小于 2 小时的部门内部会议上，实际上是没有太多流程性安排的，参会者对这个会议要讨论的议题数量、目标都不了解的情况下，很容易造成会议跑题、讨论问题不聚焦，而且也不清楚自己在这个议题上的发言时间是否需要控制。

由于无法提前了解议程，参会人员更无法提前做准备，会议效果和质量也就打了折扣。

6、精心准备会议议题

为了让会议过程聚焦，你需要把一个大的会议主题拆分成多个会议的议题去讨论，会议议题的作用在于引导参会者对主题层次深入，以更好提升会议效率。

如果需要针对某个议题进行讨论，一般需要提前安排专人对该议题进行信息收集与分享，这部分内容也要放在会议一开始；讨论的环节则要在信息分享之后；而如果涉及到决策，就放在最后。

7、需要提前准备的资料

根据会议议题，有些会议通知需要让参会者在参会前阅读背景材料，或者做一个准备工作。会议发起人需要在发起会议通知的时候，把需要参会人提前准备的材料都发出去，或者交代好。

8、请受邀人做出回复

无论是否参会，尽量要求受邀人做出回复。一方面可以确定哪些人可以出席，另一方面也可以确认自己发的会议通知是否有问题，导致有些人不愿意参加。并在要设置回复时间节点，比如「请在周三下班前反馈是否参加」。

9、阐述会议价值或不参加的后果

很多技术人员很讨厌开会。财务部门发出一个涉及硬件采购的会议，邀请技术人员参加，听取他们对采购哪些技术设备的意见时，就可以加上一句说：

如果没有足够的技术人员参会，那有可能会推迟技术设备的采购，或者将由其它部门来决定采购哪些技术设备。

当技术人员意识到这个会议与自己的工作环境息息相关的时候，他们有更大的驱动力来参与，并积极提供有价值的意见。

关于会议通知，有一些事项需要注意：

1、不要长篇大论，简洁明了

会议通知不要向读者灌输过多内容，如果你想提供背景信息，可以当做参考资料放在附件里，但不要加在通知正文中。

2、强调关键信息

关键议题、关键参会人、会议目的等会议关键信息可以强调一下，用加粗、下划线、高亮等等，让读者一目了然。如果时间和地点比较复杂，也要把相关的信息强调出来。

3、不要最后一刻通知

不要拖到最后一刻再发通知，每个人都很忙，留出来的沟通时间越短，大家越难按时参会。别人很可能有其它的日程安排，到时候协调成本会高很多。尤其是越重要的人，往往时间越紧，你得提前把别人的时间「抢」出来。

4、如果不是老板，不要强迫别人来参会

不要以命令或强迫的方式要求别人参会。即使你是老板，对于一些不是特别重要的会议，那要多强调会议对参会者的价值，别人自然会来参加。

5、会议前要提醒

如果会议通知与会议召开的时间相隔比较长，至少要再提醒一遍。对没回复是否参会的人员，也要至少提醒一次，以防对方漏看了邮件，或者忘了回复。

6、善用会议管理工具

有一些会议软件非常好用，比如 Outlook 、苹果日历或 Google 日历。Outlook可以直接发送会议邀请，并在对方的日历中「预约」时间；现在大家用手机用得多，也可以用苹果日历或者 Google 日历，Google 日历是我用过会议软件中最好用的产品，但在国内很难流畅使用。如果大家感兴趣，可以自行去试试。

我以前在豌豆荚的时候，内部发起会议通知和约多人会议非常高效和便捷，通过Google 日历可以看到别人的日程安排，能很方便地选择对方有空的时间约会。

对管理者而言，开会是非常重要的管理手段；对所有职场人而言，开会是非常重要的沟通手段。如果会议安排不好，很容易让参会各方浪费时间，也损耗你的声誉；如果你能把一个会议安排周到并有高质量产出，无论是同事还是领导，都会觉得你值得信赖，你在工作中也会更加如鱼得水，得到更多人的帮助。

会议通知，则是会议安排的一个缩影。还记得之前提到过的「逆向推理法」吗？如果你写不出一个好的会议通知，大概你的会议安排也是不合格的。

本节作业

请大家把你看到过的、或者自己写的会议通知发上来，并写几句点评，说说你所看到的会议通知哪些地方很好，哪些地方需要改进？

谢谢大家，我是师北宸，我们下节课再见！