26如何撰写高成功率的嘉宾邀请函？

如何撰写高成功率的嘉宾邀请函？

互联网时代的职场写作秘诀

北宸老师好，您最近忙不忙呀？最近公司想准备做品牌传播，想请您给诊诊脉。

师老师，最近我碰到了个人职业发展的转折点，不知道如何选择，想听听您的意见，或者方便的话，想请您喝杯咖啡。

师老师，我写了一篇文章，您看能不能打扰您几分钟，帮我提提建议呀？

……

很多人一年就联系一次，一开口，都是让你帮个忙。

虽然我不是个多大的人物，我也不是个多清闲的人。很多时候我不好答应，也不好拒绝，所以只好暂时不回了。

我曾在《如何写一封令人无法拒绝的工作求助信？》中提到，不要害怕和人求助，但是如果你要求助，最好能当作给对方提供一个机会。

里德·霍夫曼（ Reid Hoffman ）是 LinkedIn 创始人，Paypay 的创始成员，并投资了诸如 Airbnb、Zynga、Digg、Flickr、Groupon 在内的多家企业，是硅谷最好的投资人之一，因为创建了最大的职业社交网站 LinkedIn ，他也被称为「硅谷人脉王」。他有一位写书的搭档叫 Ben Casnoch ，在谈到 Reid 的时候，Ben 说：

获得关注的最好方法是，主动提供帮助

作为 Reid 某种意义上的助手，我常常接到成千上万的人希望和 Ried 见一面，他们要么期望获得他的注意，要么想从他那里获得投资。令人惊讶的是，几乎没有人主动提出能够帮助 Reid 做些什么。

还有许多请求，被问得好像他给人一个帮助他们的机会似的：「如果你给我的项目一些反馈，我将会很开心。」很多大人物非常慷慨和充满好奇心，所以会帮你。但是为什么不弄清楚他的工作，发送一篇参考文章呢？或者分享一个可能对他有用的观点。

大部分人认为没办法帮助 Reid Hoffman 和比尔·盖茨这样著名且有钱的人。

让我们思考一下。你怎么帮助比尔·盖茨呢？向他的慈善事业捐款不会有用。也没有你能够介绍给他而他认识不到的人。购买微软产品对他的帮助也不大。

但是真相是，盖茨渴求的，而你可能拥有的，是信息。你的独特的视角，以及对发生在你周围的事情的看法。他不能在货架上买到这些。如果你能够将你知道的信息和盖茨需要的联系在一起，假设你的 10 岁的表弟痴迷于一款可能引导计算机潮流的 App ，他会发现价值，你更有可能和盖茨建立关系。至少，这是一个和索求完全相反的姿态。

主动提供帮助堪称是建立一切关系的不二法门。

今天谈论的是如何写一封高成功率的嘉宾邀请函。一般来讲，「嘉宾」的社会地位比我们高，时间更宝贵，相比于向同事求助或者向老板求助，属于求助中的「Hard」模式。Ben 的观点，给了我们打通人际求助「Hard」模式的法门。

要让对方更有可能答应的邀请，你需要想：你的邀请对对方有什么帮助？而不是只想着对你自己有什么帮助。

在写邀请函之前，先需要注意的是，在沟通的有效程度上：当面沟通>电话>信。耶鲁商学院教授 Zoe Chance 说：「人们接受当面请求的可能性要比通过电话、邮件等间接途径高出两三倍。」

如果有当面邀请的机会，最好当面提，但提完之后最好也要尽快追上一封正式的邀请函，如果时间隔得比较远，别人有可能会以临时有其它安排等理由推脱。

写邀请函之前有一些准备工作要做好：

1、弄清楚活动流程。比如是否有颁奖、发言、和其他嘉宾对话、问答等环节，而不简单只是写个通知函。

2、了解被邀请人的基本情况。比如对方的脾气、主要观点、风格。如果需要嘉宾发言，那需要弄清楚对方在公开场合是否擅长发言。

如果很擅长在公开场合发言，你可以不需要帮对方特意准备什么；如果对方不是很擅长，你可能要多交待背景，以及你能为对方提供的相关的帮助，这样可以帮助对方打消顾虑。

邀请函的基本内容有这么一些：

●标题 邀请人姓名及介绍 敬语称谓 活动介绍（时间和地点） 活动安排清单 备注联系方式、邮箱 及 RSVP (请回复) 问候语

写邀请函中，需要注意这些要点：

1、每封邀请函都应不一样

活动介绍、流程等与活动相关的信息是不变的，但是针对每个不同的嘉宾，应该有不同的内容。这就像「节日祝福」一样，如果只是改一个名字，后面内容一样，那群发的邀请函，别人一眼就能看出来。在微信上如果别人给我群发内容，我一概不回。

2、做充分的自我介绍

文章一开头提到的那位说「最近公司想准备做品牌传播，想请您给诊诊脉」的朋友，后来我在微信上回复了一句：你在 XX 公司怎么样呀，怎么想着要做传播了？

他回复说：我不在 XX 公司了，最近到另外一家知识付费的公司了，正在做品牌的梳理呢。

看到他的回复，我更加确信了不能去见他。你连自己工作的公司变了都不告诉我一声，我脑子里还想了几分钟：XX 公司品牌应该怎麼做来着。

即使是联系过的人，你也不要指望对方对你的动态了如指掌。提供充分的信息，让别人做决定的时候知道你是谁、你的目的、你的期望。

3、姿态放低，请别人给你指导和建议

「我在产品方面特别小白，希望向您这样的产品大牛请教，也希望您对我的不足多多指点。」

小 S 曾在一次访谈节目中谈到，有一次旅游，她不想做旅行计划，交给老公。主持人问她，老公也很忙啊，你怎么做到让老公帮你做旅行计划的？小 S 回答说：「既然要当懒猪，当然得嘴甜一点喽！」

奥巴马当参议员的时候，曾经向三分之一的人说，我是一个新人，您能当我导师吗，希望您能给我提提建议。

4、提及你和对方的共同点，寻找相似性

在《影响力》中，有这么一句话：

我们喜欢与自己相似的人，不管相似之处是在观点、个性、政治立场、背景还是生活方式上，我们总有这样的倾向。

有实验表明，人们更愿意读一篇他以为跟他是同一个生日的人写的六页论文。

如果你们是校友，曾经在某个城市生活过，持有共同的价值观，都可以在邀请函里写上。物以类聚，人以群分，越多的共同点，越容易让对方感受到亲切。

5、其他出席的大人物

如果你想邀请今日头条的创始人张一鸣参加一个活动，你在邀请函里说马化腾和滴滴创始人程维也会参加的话，那他同意邀请的可能性也会更高。当然，前提是你搞定了程维与马化腾，不能忽悠对方。

「你可以与马化腾站在同一个舞台」，这本身是一个极具吸引力的标签。大部分人都有「傍大款」的心理，你有能力与大人物同台，给外界传递的信息是，你也不简单。

如果要提高邀请成功率，告诉对方你们正在邀请哪些大人物，以及已经决定出席的大人物还有谁。

6、请对方给予肯定答复，并提议多讨论细节

在当面或者电话邀请并获得肯定答复后，有时候嘉宾嘉宾会反悔或者忘了，这时候就可以通过发一个邀请函请对方确认，并与对方一起讨论相关执行细节。如果涉及对方发言，可以开始讨论一些细节：

●现场投影的比例大小，需要对方提供多大比例的 PPT ；

●对方是否需要提字器；

●需要对方准备什么风格的服装；

●请对方提供最新版的个人介绍；

●如果要发新闻稿，新闻稿可以如何写……

当对方参与到这些执行细节讨论的时候，表明对方已经投入其中。

7、所有活动细节都考虑全面、周到、细致

要把一位嘉宾参加你活动相关的所有细节都考虑到，比如：

●是否有专车接送？

●需要对方花多少时间？

●涉及外地，飞机与酒店如何安排？

●如果有安排晚宴等社交活动，如何安排对方的座位，周围安排了哪些人？

如果你对这些细节不清楚，可以找一位从事过服务行业的朋友了解。

对待客人，尽可能做到礼貌、周到、细致。当然，别忘了我们的大原则：想一想我们这一次邀请给对方提供的帮助是什么？

●如果对方想获得更多客户，你可以想一想如何让这次活动可以帮助对方接触更多客户。

●如果对方想在行业里建立品牌扩大影响，那你可以多考虑为对方写一篇稿件推送，或者强调一下会邀请媒体参与报道。

●如果对方想认识这个行业的其它专家，那多多为对方引荐有价值的人。

●如果你是在一个旅游城市，那就多给对方订两天酒店，参加完活动在你所在城市玩一玩。

这些都做到了，即使对方没有参加这一次活动，你也会给别人留下专业的印象。以后再邀请，对方会对你更信任。只有建立了信任，才可以达成合作。

今天的作业是：讲一讲你邀请嘉宾的经历，成功的和失败的都可以，谈谈这个过程中你最深的感受和收获。

谢谢大家，我是师北宸，我们下节课再见！